Att arrangera mingel och workshops som turismaktör

Besöksnäringen bygger till stor del på samverkan. För gäster är destinationer en sammanhängande upplevelse där boende, mat, aktiviteter, handel och bemötande smälter samman till en helhet. För aktörerna däremot består destinationen ofta av många små och medelstora företag med olika förutsättningar, säsonger och målgrupper. Att skapa mötesplatser i form av mingel eller workshops kan därför användas som ett strategiskt verktyg för affärsutveckling, stärka relationer och identifiera gemensamma möjligheter och utmaningar. Ett välplanerat möte kan bli startskottet för gemensamma satsningar, nya idéer eller långsiktiga samarbeten.

Syfte 

Att samla aktörer utan ett konkret syfte riskerar att skapa trevliga samtal men få faktiska resultat. Därför bör arrangören formulera ett tydligt syfte redan i planeringsfasen.

• Vad vill vi att deltagarna ska ha uppnått när de går hem?
• Ska mötet leda till idéer, beslut eller relationer?
• Finns en specifik utmaning vi vill tackla?

Syftet kan exempelvis handla om att arbetsgivare och arbetstagare får mötas, förlänga säsongen, utveckla nya upplevelsepaket eller att stärka hållbarhetsarbetet. Ett tydligt formulerat mål skapar förväntningar och gör det lättare för deltagarna att förstå värdet av att prioritera sin tid.

Rätt deltagare

När målbilden är klar behöver man fundera över vilken målgrupp som bör finnas i rummet. Beroende på syfte och mål kan deltagarna representera olika verksamheter. Exempelvis: 

• Boendeanläggningar
• Restauranger och caféer
• Aktivitets- och upplevelseföretag
• Evenemangsarrangörer
• Handel och service
• Kommunala eller regionala representanter och beslutsfattare

Att inkludera olika typer av aktörer skapar förståelse för varandras förutsättningar och öppnar upp för nya idéer. En gemensam nämnare som exempelvis geografiskt område, målgrupp eller utvecklingsfrågor underlättar för att samtalen ska gå i rätt riktning.

Format

Valet av format bör spegla syftet. Ett möte kan vara relationsskapande, problemlösande eller strategiskt och varje inriktning kan kräva olika upplägg.

Mingel

Ett mingel är särskilt lämpligt när relationer och nätverk står i centrum. Det kan exempelvis handla om att nya företag etablerat sig i området eller att man vill stärka sammanhållningen inför en kommande säsong.

För att skapa struktur i ett mingel kan man: 

• Inleda med en kort presentation eller inspirationsföreläsning.
• Ge deltagarna konkreta samtalsfrågor.
• Genomföra mingelaktiviteter för att uppmuntra till samtal.

Genom att strukturera mötet ökar sannolikheten att deltagarna faktiskt knyter nya kontakter och inte bara pratar med redan bekanta aktörer.

Workshop

En workshop är mer arbetsinriktad och passar när målet är att ta fram konkreta idéer eller lösningar. Här är det viktigt att arbeta metodiskt.

Ett lyckat workshopupplägg kan innehålla:

• Tydligt formulerade frågor.
• Gruppdiskussioner med specifika uppgifter.
• Gemensam redovisning och prioritering.

Kombination av båda 

Ofta är en kombination av olika moment mest effektiv. En inspirationsdel kan ge nya perspektiv, följt av konkret grupparbete och avslutande mingel för relationsbyggande.

Denna kombination tillgodoser flera behov:

• Kunskap och inspiration.
• Praktiskt utvecklingsarbete.
• Social samverkan.

Praktisk planering

Utöver innehållet är även de praktiska förutsättningarna avgörande. Tidpunkt, plats och kommunikation påverkar deltagandet och upplevelsen.

Det är klokt att:

• Undvika högsäsong.
• Hålla en tydlig tidsram.
• Budgetera kostnader som arbetstimmar (både samordning och genomförande), lokal och eventuell dryck/tilltugg.
• Förlägga mötet hos en lokal aktör för att skapa delaktighet.
• Vara ute i god tid.

Vald lokal bör passa antal deltagare, med enklare scen för eventuella panelsamtal, möjlighet att koppla upp för de som vill delta digitalt samt visa presentation. Inbjudan bör tydligt kommunicera nyttan då turismföretag ofta har begränsad tid och behöver förstå hur mötet kan bidra till utveckling eller affärsmöjligheter.

Genomförande

Under tillfället är det arrangörens ansvar att skapa en inkluderande, givande och trevlig miljö. 

För att hålla energin uppe kan man:

• Variera mellan lyssnande och dialog.
• Använda visuella hjälpmedel.
• Ställa konkreta och lösningsorienterade frågor.

Uppföljning

Dokumentation är centralt. Genom att samla in anteckningar och sammanfatta diskussionerna säkerställs att arbetet kan leva vidare efter mötet och underlätta uppföljningsarbetet. Som komplement till detta är det även viktigt att utvärdera, vilket kan göras genom att skicka ut en enkät till deltagarna som får tycka till om tillfället.  

När deltagarna ser att deras tid och inspel leder till konkret handling stärks engagemanget inför framtida samverkanstillfällen. 

Ett mingel eller en workshop är alltså inte bara en isolerad händelse utan kan ses som en del av ett större arbete. När mötesformen används strategiskt kan den bidra till ökad tillit mellan aktörer samt leda till bättre kommunikation och gemensamma utvecklingsmöjligheter.