så arbetar Jämtland härjedalen turism med digitala utbildningar

Inventering och upphandling

Inventering

Första steget är alltid att få en tydlig bild av målgruppen och deras behov. Behoven inom besöksnäringen kan se olika, men exempel på utbildningar kan vara att stärka förtagens digitala kompetens, hur företagen kan arbeta mer med export eller hur företagen inom näringslivet kan samverka och paketera mer i regionen. Vi använder oss av olika metoder för att samla in information:

• Enkäter – för att få en bred översikt över behoven.
• Mail eller telefonkontakt – för att skapa en djupare förståelse av verksamheternas utmaningar och önskemål.

Inventeringen hjälper oss att forma utbildningar som ska skillnad i deltagarnas vardag.

Upphandling av utbildningsföretag

Nästa steg är att upphandla konsulter eller företag som kan genomföra utbildningarna och dessa företag blir sedan upphandlade under hela den aktuella projekttiden. Här är det bra att vara tydlig och strukturerad i själva upphandlingen. Vi inkluderar bland annat:

• Grundläggande information – namn, adress och organisationsnummer för både JHT och potentiella leverantörer.
• Jämtland Härjedalen Turism (JHT) – introducerar vad JHT är och vad vi står för. Hur vi arbetar med Värdeguiden som ett redskap för att få fler nöjda kunder, ökad hållbarhet och lönsamhet.
• Projektbeskrivning – vad projektet handlar om och varför utbildningarna behövs.
• Uppdragets omfattning – vilka ämnen och kunskapsområden utbildningen ska täcka.
• Tidsplan – när utbildningarna ska genomföras och när svar på upphandlingen ska lämnas.
• Ekonomiska villkor – timpriser och information om fakturering (exempelvis betalning inom 30 dagar efter avslutad utbildning).

Att vara noggrann i detta steg gör det lättare att hitta rätt samarbetspartners som kan leverera utbildningar utifrån det behov deltagarna efterfrågar.

Så arbetar vi med Agenda 2030 i våra upphandlingar

För att säkerställa att våra projekt bidrar till en hållbar utveckling ber vi leverantörerna att inkludera en beskrivning av hur deras verksamhet arbetar med Agenda 2030 och då utgår vi från de Agenda 2023-mål som projektet ska förhålla sig till.

Avrop inför specifika utbildningar

Efter att upphandlingen är klar går vi vidare med att göra avrop inför varje enskild utbildning. I avropet specificerar vi:

• Innehållet i utbildningen – vad som ska täckas under olika utbildningstillfällen.
• Förväntningar på utförandet – vi ber företagen beskriva hur de planerar att genomföra utbildningarna, från förberedelse till efterarbete.
• Prisförslag – en tydlig prissättning för allt arbete.

För att säkerställa att vi väljer rätt upplägg använder vi kriterier som:

• Överensstämmelse med JHT:s behov.
• Idé och kreativitet.
• Pris.

Vi anger också sista datum för inlämning och klargör betalningsvillkor. När alla avtalade företag som vill delta i avropet har skickat in sina underlag, går JHT igenom och gör en bedömning utifrån de uppsatta kriterierna. Kriterierna säkerställer att rätt företag matchas med rätt utbildning, med hänsyn till överensstämmelse med våra behov, idé och kreativitet samt pris. En bekräftelse skickas ut till det aktuella företaget, och när varje utbildning tilldelats en kursledare är schemat färdigt. Detta strukturerade arbetssätt skapar tydlighet för både kursledare och deltagare, samtidigt som det är anpassade till målgruppens behov.

Marknadsföra utbildningarna

När schemat för utbildningarna är klart inleds arbetet med att marknadsföra dem för att säkerställa att målgruppen nås och känner till både innehållet och nyttan med att delta. Här följer de steg vi tar för att skapa engagemang kring våra utbildningar:

Huvudartikel: Introduktion till utbildningarna

Vi inleder med att publicera en huvudartikel som presenterar hela utbildningsserien. Denna artikel beskriver utbildningarnas syfte, mål och vad deltagarna kan förvänta sig att få med sig. Texten inkluderar praktisk information som:

• Datum och tid för utbildningarna.
• Om utbildningarna är digitala eller fysiska.
• Hur man anmäler sig – med en länkad e-postadress till projektledaren för smidig kontakt.

Artikeln beskriver vilka möjligheter utbildningarna ger för verksamheter att utveckla sig inom de aktuella områdena.

Exempel: Läs hur huvudartikeln såg ut inför Höstprogrammet 2023 med tema Export i projektet Välkommen Åter

Artiklar för varje tillfälle: Fördjupning och inbjudan

För varje enskilt utbildningstillfälle publiceras en separat artikel, som länkas från huvudartikeln. Den här artikeln går djupare in på vad utbildningen kommer att handla om och vem som håller i den. Vi beskriver vilket företag som håller i utbildningen och den aktuella kursledaren får ge sin syn på utbildningen genom en personlig hälsning eller information. Vi lägger också upp en bild på kursledaren.

Här kommer deltagarna kunna se den information som behövs för att kunna boka in i deras kalender och här finns ett snabbt sätt, via länk till mail, att anmäla sig till kursen:

• Datum och tid: Exempel: Torsdag 12 oktober kl. 08.30-10.30.
• Plats: Digitalt via Zoom – länk skickas ut efter anmälan.
• Anmälan: Skicka ett mail till: Projektledarens namn, e-postadress.

Artiklarna publiceras inte bara på JHT:s hemsida utan delas också aktivt genom andra kommunikationskanaler som sociala medier och nyhetsbrev.

Exempel: Läs hur en artikel på en fördjupad artikel såg ut inom Digital utveckling för campingar i projektet Samverkan och utveckling för campingar i Jämtland Härjedalen

Få deltagare att anmäla sig

När schemat för utbildningarna är klart skickar projektledaren ut ett riktat mejl till den tilltänkta målgruppen. Syftet är att informera om kursutbudet och uppmuntra anmälningar, samtidigt som det byggs en stark relation mellan projektledaren och deltagarna. Viktigt är att inte bara skicka ut till företag utan vi att ser till att destinationer, kommuner och turismstrateger, som arbetar närmst med målgruppen, också får information kring utbildningarna.

Innehåll i mejlutskicket

Introduktion

1. • Beskriver syftet med utbildningsserien och vad deltagarna kan förvänta sig att få ut av kurserna, till exempel ny kunskap och praktiska verktyg som kan användas i deras verksamhet.
   • Förklarar att kurserna oftast är kostnadsfria, vilket gör dem till en värdefull möjlighet att lära sig och utvecklas utan ekonomisk risk.

Länk till huvudartikeln

1. • Inkludera en länk till huvudartikeln på JHT:s hemsida, där deltagarna hittar hela schemat och länkar till de specifika utbildningarna för mer information och fördjupning.

Anmälan

1. • Uppmana deltagarna att anmäla sig till de kurser som passar deras behov.
   • Ge tydlig information om hur anmälan sker, inklusive en länk eller e-postadress till projektledaren.

Personlig anpassning baserat på behovsinventering

1. • Utifrån enkäten som gjordes i början av projektet kan projektledaren följa upp med specifika deltagare. Dessa mejl kan vara personliga och uppmuntra deltagarna att anmäla sig till kurser som matchar deras tidigare angivna behov. Detta personliga tillvägagångssätt stärker relationen mellan projektledaren och deltagarna och visar på ett aktivt engagemang för att möta deras behov.

Påminnelser för ökad deltagaranslutning

4 dagar innan kursen:

• Skicka en påminnelse till målgruppen som ännu inte anmält sig.
• Markera varför kursen är värdefull även om deltagaren för tillfället inte ser ett omedelbart behov. Det kan exempelvis handla om att förstå vad de tackar nej till eller att få en översikt över kunskapsområdet för framtida bruk.

Eftermiddagen innan kursen:

• Skicka ut kursens länk och all praktisk information till de som redan anmält sig och till kursledaren.
• Säkerställ att länken är tydligt angiven tillsammans med starttid och eventuell ytterligare information som kan behövas.

Kontakt med kursledaren innan kursen

Innan en kursledare ska hålla i en utbildning arrangerar projektledaren ett digitalt möte med kursledaren. Detta möte är en viktig del av förberedelserna och har flera syften:

1. Säkerställa innehållet
   • Projektledaren går igenom kursens innehåll för att säkerställa att det stämmer överens med projektets mål och deltagarnas förväntningar.
   • Här kan justeringar göras om något behöver anpassas för att bättre möta målgruppens behov.
2. Tekniska förberedelser
   • Testa att den digitala plattformen fungerar smidigt för både kursledaren och deltagarna.
   • Säkerställ att kursledaren känner sig trygg med den tekniska lösningen och har tillgång till de verktyg och resurser som behövs.
3. Relation och tillit
   • Mötet skapar en relation mellan projektledaren och kursledaren, vilket bidrar till ett positivt samarbete.
   • Att bygga tillit och ha en öppen dialog minskar risken för missförstånd och gör det enklare att lösa eventuella utmaningar.
4. Övriga praktiska detaljer
   • Diskutera andra viktiga aspekter, såsom tidsupplägg, frågor som kan dyka upp från deltagarna och om något särskilt material behöver förberedas i förväg.
   • Säkerställ att kursledaren har information om hur många deltagare som förväntas och vilka deras bakgrunder är.

Genomförandet av kursen

När det är dags för utbildningen ser projektledaren till att allt flyter på smidigt och att deltagarna känner sig välkomna. Så här går det till:

1. Incheckning och välkomnande
   • Projektledaren loggar in på den angivna plattformen i god tid innan kursens start för att säkerställa att tekniken fungerar.
   • Deltagarna hälsas välkomna när de loggar in, och eventuella frågor om tekniska detaljer tas om hand.
2. Introduktion
   • Alla deltagare får en chans att kort presentera sig. Det ger en överblick över vilka som deltar och skapar en trevlig och inkluderande stämning.
   • Projektledaren introducerar projektet och går igenom mål, syfte och de aktiviteter som är planerade framåt.
3. Kursens genomförande
   • Kursledaren tar över och genomför utbildningen enligt sitt upplägg.
   • Kursledaren informerar deltagarna om hur frågor hanteras – om de ska ställas löpande under kursen eller samlas till slutet.
   • För att säkerställa interaktivitet och engagemang är det viktigt att kursledaren avsätter minst 15 minuter i slutet för diskussion och frågor.
4. Avslutning och vidare information
   • När utbildningen är avslutad tackar kursledaren och projektledaren deltagarna för deras engagemang.
   • Projektledaren informerar om kommande utbildningar och andra relevanta aktiviteter, vilket skapar en röd tråd i projektets utbildningsinsatser.
   • Eventuellt material från utbildningen, såsom presentationer eller länkar, meddelas som tillgängligt efter kursen.

För att säkerställa att fler har möjlighet att ta del av utbildningarna kan projektledaren spela in varje kurs. Syftet med detta är att ge de deltagare som vill delta, men inte har möjlighet att närvara vid den angivna tiden, en chans att ta del av innehållet i efterhand. Kursledaren har redan vid avropet gett deras godkännande av denna inspelning och innan inspelningen påbörjas meddelas detta till kursdeltagarna. Inspelningarna används endast inom projektets ramar. Vad möjliggör dessa inspelningar mer?

• Tillgänglighet för fler
  Genom att spela in utbildningarna får deltagarna en större flexibilitet och möjlighet att utveckla sina kunskaper när det passar dem. Det kan vara särskilt värdefullt för dem som har svårt att avsätta tid vid kursens direktsända tillfälle.
• Spridning och användbarhet
  Inspelningarna kan även användas som referensmaterial för framtida utbildningsbehov. Deltagarna kan återvända till specifika delar av kursen för att fördjupa sig i särskilda ämnen eller dela materialet med kollegor som också kan ha nytta av det.

Efter kursen: Sammanställning av material och utskick

När kursen är genomförd tar projektledaren nästa steg för att säkerställa att deltagarna får tillgång till allt relevant material för vidare användning.

Samling av material
Projektledaren samlar inspelningen av kursen, kursledarens presentationsmaterial, eventuella extra bifogade dokument samt projektets eget material och skapar en Dropbox-länk.

• Utskick till deltagarna
  Länken delas sedan via e-post till samtliga kursdeltagare. Tillsammans med länken kan en kort sammanfattning av kursens innehåll skickas med, tillsammans med en påminnelse om kommande utbildningar eller aktiviteter inom projektet.

Efter kursen skickar projektledaren också ut en enkät till deltagarna för att samla in deras åsikter och reflektioner kring utbildningen. Syftet med enkäten är att utvärdera kursens innehåll, struktur och nytta samt att få in värdefull feedback för att utveckla framtida kurser.

Summering av utbildningarna och en blick framåt

Efter att utbildningarna är genomförda sammanställer projektledaren en artikel som reflekterar över projektets framgångar, deltagarnas upplevelser och den nytta utbildningarna har gett. Artikeln fungerar både som en avslutning och en inspiration för fortsatt utveckling.

• Innehåll i artikeln
  Artikeln innehåller en översikt över varje delmoment i utbildningarna:

• Vad deltagarna har fått med sig: Beskriver vilka verktyg, insikter och hur utbildningarna har bidragit till deras verksamheter.
• Viktiga aspekter: Förklarar varför utbildningarna var relevanta och hur de mötte målgruppens behov.
• Deltagarantal: Redovisar hur många unika deltagare som deltog
• Feedback från deltagare: Lyfter fram eventuella specifika citat eller exempel på positiv feedback som speglar utbildningens värde.

• Framtida aktiviteter i projektet
  Artikeln avslutas med en presentation av kommande steg i projektet, inklusive planerade utbildningar, aktiviteter eller utvecklingsmöjligheter. Målet är att hålla intresset levande och inspirera deltagarna att fortsätta engagera sig.
• Publicering och spridning
  Artikeln publiceras på JHT:s hemsida, delas via sociala medier och i nyhetsbrevet för att nå en bred publik. Den fungerar som ett sätt att visa resultat, lyfta fram deltagarnas engagemang och inspirera nya målgrupper att delta i framtida projekt.

Läs artikeln om hösten 2024 då campingarna hade möjligheten att utveckla deras digitala förmåga att marknadsföra deras verksamhet. Utbildningarna skedde digitalt via plattformen ZOOM.

Diplom för engagemang

För att uppmuntra deltagande och uppmärksamma insatser kan projektet dela ut diplom till de som deltagit i ett visst antal kurser. Detta bör kommuniceras redan vid kursstart, så deltagarna vet vad som krävs för att kvalificera sig.

Sammanfattning och framtida användning

Denna artikel är en summering av våra utbildningar och den är en berättelse om lärande, utveckling och samarbete. Genom att dokumentera varje steg – från behovsinventering till avslutande reflektioner – ger artikeln en tydlig bild av hur vi på JHT strukturerar och genomför utbildningar med fokus på målgruppens behov och resultat.

Artikeln fungerar som en värdefull resurs för framtida projekt och utbildningstillfällen eftersom den:

• Lyfter fram konkreta resultat: Genom att redovisa deltagarnas erfarenheter och återkoppling ger den trovärdighet och tydliggör värdet av utbildningarna.
• Visar på en välbeprövad process: Från planering och upphandling till genomförande och utvärdering finns en strukturerad modell som kan återanvändas och anpassas.
• Inspirerar till fortsatt engagemang: Genom att visa deltagarnas framgångar och feedback motiverar artikeln andra att delta i kommande utbildningar.
• Ger insikter för förbättringar: Återkopplingen från deltagarna kan användas för att ytterligare finslipa utbildningarna och säkerställa att vi möter målgruppens behov ännu bättre.

Denna artikel visar också att det är ett verktyg som visar både styrkan i vårt arbetssätt men också värdet av att fortsätta erbjuda våra företag, aktörer och samarbetspartners utbildningar som hjälper dem att skapa inspiration att vilja utvecklas och ta nya steg till större framgång för besöksnäringen i Jämtland Härjedalen.

Nedladdningsbar fil för Värdeguiden